会則

この会則は2010年から2011年にかけて会則小委員会がまとめ、2011年8月から2012年2月の各定例会で議決した修正点などを反映したものです。会則の基本的な考え方や表記については次の通りです。

  • 会則の基本機能は「e-spaceの整備された備忘録」であると考えました。つまるところ「これって、この前はどうしたっけ?」という時に参照すべき事項を集めて整理したもの、という位置づけです。
  • したがって、会則は現状及びこれまでのe-spaceの活動実態や経験に基づいています。原則として「会則をまとめるついでに何かを変更したり、新しい規則を加える」ことのないよう心がけたつもりです。
  • また、会則によってe-spaceの良い意味での多様性を損なわないようにも心がけたつもりです。何か新しいことを始めようとした時に、それを束縛するものにはしたくない、ということです。「べき」「べからず」を乱発しないこと、無闇に詳細を定義しすぎないことにも留意しています。

第1章 総則

[名称]

第1条

本会は「イラストレーターe-space」(英文名「ILLUSTRATOR E-SPACE」。略称「e-space」)と称する。

[目的]

第2条

本会はプロのイラストレーターを中心とした非営利のコミュニティであり、互恵・互助の精神に基づく交流と活動 を通じて、会員の仕事と生活の発展向上に寄与することを目的とする。

[組織]

第3条

本会は会員と、会員から選出される運営委員、会計、監事、緒係、からなる。

2. 運営委員以下の各員は無報酬とする。

[活動]

第4条

本会の活動は原則として、会員の自発的な行為をもって行う。活動の中心は会議、イベント、ネットを通じた交流、サークル活動(部活)となる。

第2章 会員

[会員]

第5条

本会の会員は、本会の目的に賛同し、イラストレーターまたはこれに類する仕事を生業として3年以上のキャリアを持つ個人または個人起業者とし、自己が管理するウェブサイトと個人宛の電子メールアドレスを持っているものとする。

2. 主に地理的な事情により後述の定例会に定常的に参加することが困難な会員を本会則上「地方会員」と定義する。

[入会審査]

第6条

本会に入会しようとする者は現会員による入会審査を経るものとする。入会審査については細則による。

[会費]

第7条

会費は年額ベースで徴収する。新入会員は入会月から会計年度ベースの月割で計算する。会費徴収については細則による。なお、本会では入会金は徴収しない。

[退会及び再入会]

第8条

退会は会員の自由とする。

2. 会員が本会を退会しようとするときは、退会届を事務担当係に書面または電子メールで届け出るものとする。退会届を受理した日をもって退会日とする。なお入金済み会費は返却しない。

3. 会員が死亡した場合には、上記によらず自動的に退会したものとみなす。

第9条

退会1年以上経過後、2年以内の退会者は会議(定例会)での協議の結果をもって再入会できるものとする。

[除名]

第10条

会員が次のいずれかに該当するときは、所定の手続きを経て除名される場合がある。

  1. 本会の会則に違反したとき。
  2. 本会の名誉をき損しまたは本会の目的に反する行為をしたとき。
  3. 会費を納入せず、督促後なお会費を納入しないとき。

[会員の権利及び義務]

第11条

会員が第8条または前条の規定によりその資格を喪失したときは、本会に対する権利を失い、義務を免れる。ただし、未履行の義務を免れることはできない。権利と義務の詳細については細則による。

第3章 組織

[運営委員]

第12条(定員)

本会には4名以上5名以下の運営委員を置く。

2. 運営委員のうち、地方会員は1名までとする。

第13条(選出方法)

運営委員の選定は立候補者、次いで留任希望者を優先する。いずれも多数の場合は先着順とする。選定は本会の事業年度に基づいて2月に実施する。

2. 立候補期限内に定員に満たない場合、立候補者が1名以上いる場合は残る定員を指名できる。指名なき場合、残る定員は全会員を対象とした選挙を実施し、その得票数上位から定員数までを運営委員とする。ただし地方会員が2名以上含まれる場合は得票数2位以下の地方会員を除いた定員数までを運営委員とする。

3. 運営委員経験者は選挙候補になることを拒否できる権利を持つが、再度運営委員候補者になることもできる。運営委員が全会員を一巡したのちは、候補になることを拒否する権利は消滅する。

第14条(欠員)

欠員のため運営委員を緊急に選任する必要があるときは、運営委員が合議の上、これに対処する。選任方法は運営委員会に一任する。

第15条(任期)

運営委員の任期は1年とする。2月の選任後、3月一杯を新旧運営委員が併存する引き継ぎ期間、4月1日以降を新運営委員の任期とする。

2. 補欠または増員により選任された運営委員の任期は、上記の規定にかかわらず、前任者または他の現任者の残任期間とする。

第16条(会長の選出)

運営委員のうち、1名を会長とする。

2. 会長は運営委員が合議の上、選出する。

3. 会長の任期は最長4期までとする。

第17条(任務)

運営委員は運営委員会を構成し、本会活動の判断・実行・調整を主導する。

2. 運営委員は運営委員会での意思決定に参加する。また、適宜会長を補佐し、必要に応じてその職務を代行する。

3. 会長は本会を代表し、運営委員の業務を統轄する。また、運営委員会での議決が賛否同数の場合、方針決定を行う。

4. 運営委員は会計係が作成した収支計算書に基づき、決算報告書と次年度の予算案を作成する。

5. 運営委員は必須係選出を行う際、会員の拒否事情を聞き妥当性の判断を行う。

第18条(解任)

運営委員の解任の必要が生じたときは、会議による議決を得て任期途中で解任することができる。

[会計係]

第19条(定員)

本会は活動に伴う金銭出納の管理のため、会計係1名を置く。

第20条(選出方法)

会計係の選出は立候補者、次いで任期上限を越えない限り留任希望者を優先する。立候補者が現れない場合は、係についていない会員の中からくじ引きで決めるものとする。

2. くじ引きの結果、会計係に決定した会員は、健康上その他やむを得ない事情がない限りその任を免れない。くじ引きによる選任を拒否したい場合は事前に運営委員に理由を添えて申し出る。拒否できるかどうかは運営委員の合議による。

3. 過去の会計経験者、くじ引き実施時点の運営委員は会計係の選出対象には含まれないものとする。

第21条(任務)

会計係は会費やイベント活動の出納を管理する。それぞれの入出金の方法や期限の設定を行う。ただし、イベント毎の出納は原則としてイベント内の会計管理者を置いて細目の管理を行うため、会計係は全体的な費用割り当て管理のみを行う。

2. 会計係は当会銀行口座の出納を管理し、出納帳及び収支計算書を作成する。

3. 会計係は慶弔金等の発給を管理・実行する。

4. 会計係は年次の収支計算書をまとめる。

5. 会計係は会計監査に協力し、必要な資料を監事に提示する。

6. 会計係は交代時、十分な期間に渡って新任者を補佐する。

7. 会計係は任期中、運営委員の選出から免れる権利を持つ。

第22条(任期)

会計係の任期は2年以上、最長4年までとする。また必要に応じて後任の指導補佐に努めるものとする。

[監事(会計監査係)]

第23条(定員)

本会は会計係の業務監査のため、監事(会計監査係)複数名を置く。

第24条(選出方法)

監事は運営委員から2名以上を選任する。選出は運営委員の合議による。

第25条(任期)

監事の任期は、選任から会計監査終了までとする。

第26条(任務)

監事は会計監査係として、会計係が収支計算書を完成した時点で、その内容(特に収支の整合性)を合議によって精査確認する。

2. 会計監査の結果は速やかに総会で報告する。

[緒係]

第27条

本会は、会の運営及び活動に関しての円滑な遂行を図るため「係」を設ける。諸係の種類は細則による。

2. 係の職務実行に関して必要な事項は、実行前に適宜運営委員会、定例会、オンライン会議での承認を得る。

第28条(選出方法)

諸係の後任は前任者が責任をもって選出し、業務の引き継ぎを行う。後述の必須係を除いて、選出困難な場合は係の遂行活動を停止する。

第29条(任期)

諸係の任期は特に定めない。

第30条(必須係)

会の運営に不可欠な係(必須係)については、活動停止はできないため、後任者が見つからない場合、くじ引きによって選任する。必須係の種類は細則による。

2. くじ引きによって選任された者は、特別な事情がない限りその任を免れない。くじ引きによる選任を拒否したい者は予め理由を運営委員に開示し、妥当性の判断を受ける。

3. 前任者が後任者を指名する場合は、個人的事情などを十分に考慮の上、当該会員にあらかじめ通知するとともに、選出の議決を行う。

第4章 会議と議決

[会議]

第31条

本会は、総会(通常総会/臨時総会)、定例会、オンライン会議(メーリングリスト、BBSなど)、運営委員会を「会議」とする。総会を最高決議機関とし、順次下位となる。上位の決議を下位で覆すことはできない。

2. 総会、定例会、オンライン会議は会員をもって構成する。

3. 運営委員会は運営委員をもって構成する。

[総会]

第32条(招集)

総会は、当会会計年度終了後2ヶ月以内に開催する。

2. 総会を開催する場合、会長は日時及び場所、会議の目的・議案をメーリングリストなどで2週間位前までに会員全員に告知する。

3. 総会は、会員の3分の2の出席(事前の意志表明を含む)をもって成立する。事前の意志表明には「決まったことには従います」といった議決権放棄を含む。

第33条(議決事項)

総会は、本会の運営に関する次のような重要事項を議決する。

  1. 年次の活動報告と収支決算
  2. 次年度の活動予定と予算
  3. 会則の変更
  4. 会の解散
  5. 運営委員と諸係の承認
  6. その他、定例会やオンライン会議での議決に馴染まない事項

2. 総会の議事は、出席者及び事前の意思表明の合計の過半数で議決される。ここでの事前の意思表明とは、予め告知された個々の議題に対するメーリングリストなどでの意思表明を指す。

3. 総会ではあらかじめ通知された事項についてのみ議決することができる。ただし、議事が緊急を要するもので、出席会員の3分の2以上の同意があった場合は、この限りでない。

4. 議案の賛否が同数になった場合には、継続協議すべきかどうかの判断も含め、運営委員預かりとする。

第34条(臨時総会)

臨時総会は、次の各号のいずれかに該当する場合に開催する。

  1. 運営委員会が必要と認めたとき。
  2. 正会員総数の5分の1以上から会議の目的となる事項を示して請求があったとき。

第35条(議長)

総会の議長は、その会議に出席した運営委員の中から選出する。議長も議決権を持つものとする。

第36条(書面による議決権行使)

やむを得ない理由のため、総会に出席できない会員は、あらかじめ通知された議案について、所定の方法をもって議決権を行使することができる(事前の意志表明)。詳細は細則による。

2. 議決権の放棄(「決まったことには従います」といった表明)は総会の成立条件には含めるが、議決条件には含まない。

第37条(議事録)

総会では、次の事項を記載した議事録を作成するものとする。

  1. 日時及び場所
  2. 出席会員数と定足数
  3. 議案の可否と議決数
  4. 議事の経過の概要

2. 議事録には、会長及びその会議に出席した運営委員が内容を確認し、文責を明示する。

3. 議事録はメーリングリストなどを通じて、全会員に配布する。

4. 議事録の作成は書記が行う。

[オンライン会議]

第38条(招集)

本会は、地方会員も含めた意思決定を柔軟に行うため、オンライン会議の手段を持つ。

2. オンライン会議は議決すべき事項によって、運営委員、緒係、その他会員が会議を招集できる。招集はメーリングリストを用いて呼びかける。

3. 本会は、運営委員のみによるオンライン会議のため、運営委員専用のメーリングリストを持つ。運営委員以外の会員には非公開であるが、ここでの合議事項について運営委員はそれ以外の会員に対する透明性の確保に努めるものとする。

第39条(議長)

オンライン会議の議長は原則として招集者が行うものとする。

第40条(議決事項)

オンライン会議の議決事項は特に定義しないが、賛否に関わる微妙な説明や議論を伴わない事項(N者択一のできる事項など)に限定することが推奨される。

第41条(議決方法)

議決の具体的な方法(○×掲示板、メーリングリスト上での意志表明、議長への直接メール、その他)は議決すべき事項に応じて議長が選択できるものとする。

第42条(議事録)

オンライン会議の議事録は、メーリングリストなどに議決に至る経緯や結果が残る場合、特に作成する必要はない。

[定例会]

第43条(招集)

本会は、主に議決前の説明や議論を伴う意思決定を行うための定例会を持つ。定例会は運営委員が招集する。

2. 定例会を開催する場合は、日時及び場所、会議の目的、議案をメーリングリストなどで前もって会員全員に告知する。

3. 定例会は月例をベースとするが、必ず毎月開催する必要はない。

4. 定例会の定足数は、出席者数と書面による議決者数の合計が会員数の4分の1をもって成立するものとする。

5. 書面による議決への参加は、総会へのそれに準ずる。

第44条(議決事項)

定例会では総会の議決事項を除く、本会活動に関わる事項の説明・議論・議決を行う。また、会員の交流や情報共有などのための小イベント、外部ゲストの招致などを行ってもよい。

第45条(議決方法)

定例会では出席者(書面による議決者を含む)による挙手をもって議決を行う。

2. 定例会の議事は、出席者(書面による議決者を含む)の過半数の同意で決し、賛否同数の場合は、継続協議すべきかどうかの判断も含め、運営委員預かりとする。

第46条(議長)

定例会の議長は、その会議に出席した運営委員または会員の中から選出する。議長も議決権を持つものとする。

第47条(議事録)

定例会では、次の事項を記載した議事録を作成するものとする。

  1. 日時及び場所
  2. 出席会員数
  3. 議決事項
  4. 議事の経過の概要

2. 議事録には、会長またはその会議に出席した運営委員が配布前に内容を確認し、文責を明示する。

3. 議事録はメーリングリストを通じて、全会員に配布する。

4. 議事録の作成は書記が行う。

[運営委員会]

第48条

運営委員会は形式にとらわれずに柔軟に開催できるが、経過と決定報告をメーリングリスト等で行うものとする。

2. 運営委員会で決定できるのは以下のような事案とし、本会運営に関わる重要事項は、総会・定例会・ウェブ投票いずれかの承認を必要とする。

  1. 緊急性のある事案
  2. 総会・定例会・オンライン会議に掛ける必要のない簡単な事案
  3. 会則に定義されていない事案の決定方法や手順
  4. 総会・定例会・オンライン会議で「運営委員会預かり」が合意された事案

第5章 会計処理

[事業年度と会計年度]

第49条

本会の事業年度は、毎年4月1日に始まり、翌年3月31日に終わるものとする。

本会の会計年度は、毎年2月1日に始まり、翌年1月31日に終わるものとする。

[収入]

第50条

収入とは、会費、寄付金(カンパ)、活動余剰金である。

2. 収入の管理は、会計係が一元的に行うものとする。

3. 会費は会計係の指示に基づいて全会員から一定額を徴収する。本会の活動は原則として会費によってまかなわれる。

4. 寄付金(カンパ)は、会員の自由意思に基づいて会費とは別に本会に寄付される金銭である。寄付金は本会の活動費用に盛り込まれる。

5. 活動余剰金とは、本会収入のうち前年度に消化されず次の会計年度に繰り越される金銭である。活動余剰金は本会の次年度の活動費用に盛り込まれる。

[支出]

第51条

支出とは、会議費、ウェブ運営費、展覧会補助費、諸経費、慶弔金など会員の福利厚生に関わる出費、その他である。

2. 支出の管理は、それぞれの費目に関わる緒係からの申告に伴い、会計係が行うものとする。

3. 本会則に定義しない支出については、発生の都度、会議にてその妥当性や金額などを審議するものとする。

[資産]

第52条

本会の資産とは次の通り。

  1. 会計帳簿に記載された財産
  2. 会費収入
  3. 事務用品等物品
  4. 資産から生じる収入(銀行口座利息)
  5. 運営に伴う収入
  6. その他

2. 本会の資産は会計係と会長が管理し、運営委員会と事務担当係が適宜掌握する。

3. 本会の経費は、原則的に資産をもってまかなう。会としてのイベント(展覧会・交流会など)に要する経費については、その都度協議調整する。

第53条(現金及び口座管理)

本会の資産のうち、金銭については専用の預金口座を開設する。口座の開設・管理、出納の管理は会計が行う。また、会員立て替え分の支払いなどのための現金の管理も会計係が行うものとする。

[収支決算]

第54条

本会の決算報告書は、会計係が作成する収支計算書に基づいて運営委員が作成し、毎運営年度開始前に総会の議決を得る。

2. ただし、やむを得ない事情により当該運営年度開始前に総会を開催できない場合は、運営委員会の議決による。この場合においては、できるだけ速やかにオンライン会議による承認を得るものとし、承認を得るまでの予算執行は前年度の例によるものとする。

3. 本会の決算報告書は、運営委員が毎会計年度終了後遅滞なくこれを作成し、会計監査を経た上、総会の議決を得る。

4. 本会の収支決算に差額が生じたときは、総会の議決を得て、その全部または一部を翌会計年度に繰り越すものとする。

[特別会計]

第55条

本会は、運営の遂行上必要があるときは、会議による議決を得て、特別会計を設けることができる。

2. 特別会計に係る経理は、一般の経理と区分して管理するものとする。

第6章 活動

[イベント]

第56条

会員からの自発的な提議に基づき、本会は全体展、有志展、外部イベントへの参加などのイベントを不定期に行う。

第57条(全体展)

全体展は、会員の大多数が参加する、本会の公式イベントとしての展覧会である。開催の可否や時期、そのテーマ設定などについては定例会での議決によるものとする。

第58条(有志展)

有志展は、一部の会員が参加する展覧会である。有志展を本会の公式イベントとするかどうかは、定例会やオンライン会議での議決によるものとする。

2. 公式イベントとする場合、その時期やテーマ設定、展覧会補助費の発給可否などについては定例会やオンライン会議での議決によるものとする。

第59条(外部イベントへの参加)

本会は会員からの提議に基づき、本会外部で開催されるイベントに参加できる。

第60条(イベントの会計管理)

本会会計からの出費の発生するイベントについては、そのイベントについての会計管理者を置き、会計係と連携して当該イベントについての出費細目の管理を行う。

2. イベントのうち、本会公式と認定された有志展であって、会員4名以上が参加し且つ部外者を含まず、イベント実費が5万円を超えるものについては年4回を上限に、展覧会補助費を給付するものとする。展覧会補助費の発給は当該イベント決算確定後とする。

[ウェブ上での活動]

第61条

本会はウェブ上での活動拠点としてのウェブサイトと公式BBSを持つ。また、会員同士の意思疎通や意見交換、オンライン会議の手段として会員専用BBS(裏BBS)、メーリングリスト、情報共有サイトを持つ。

2. 上記のウェブ上での活動拠点やオンライン会議手段は、それぞれ担当の緒係が管理・運営・設定を行う。

3. 上記のうち、オンライン会議手段については非会員には開示しない。

4. 本会ウェブサイトの仕様や、オンライン会議の具体的手段については、ネット環境の変化などに応じて適宜検討できるものとする。

[広告宣伝]

第62条

本会は会公式の広告宣伝活動を行うことがある。その媒体や内容、方法、規模、実行/継続の可否などは適宜定例会やオンライン会議での議決によるものとする。

[サークル活動(部活)]

第63条

本会では会員相互の娯楽や趣味の共有のため、本会活動とは必ずしも関係のない分野のサークル活動(部活)を行うことができる。

第7章 補則

[トラブル]

第64条

本会活動に伴う内部的なトラブルは、当事者同士が善意をもって解決を図り、会の運営や活動に影響を及ぼさないように努める。

2. 本会活動に伴う外部とのトラブルは、その内容・状況に応じて会としての対応の要否や内容を会議において協議するものとする。

[書類及び帳簿]

第65条

本会は、次の各号に掲げる書類(版数を管理した電子ファイル類を含む)を備えるものとする。

  1. 会則および細則
  2. 運営委員の氏名を記載した書類(選出時の会議議事録)
  3. 会則に定める機関の議事に関する書類(議事録など)
  4. 資産及び負債の状況を示す書類(収支報告書、会計監査報告書など)
  5. 諸係担当者氏名
  6. 会員名簿

2. 上記の書類は希望した会員が速やかに閲覧できる状態に置くものとする。

[会則の実施/変更]

第66条(会則の変更)

会則の変更は、総会において出席会員総数の3分の2以上の賛成を必要とする。

2. 会則内の各細則の変更は、会員の5分の1以上の提起をもって定例会の議案とし、その議決を必要とする。

第67条(会則の実施)

会則の実施に関して必要な事項は、運営委員会の議決を得て、総会および定例会、オンライン会議などにて議決し実施する。

[会の解散]

第68条(会の解散)

本会は、本会目的の遂行が不可能の場合、解散する。

2. 本会を解散する場合は、総会において会員総数の4分の3以上の議決を要するものとする。

3. 本会が解散の際に有する残余資産は、解散の議決を受けて、全会員に均等に分与する。

附則(2012年6月7日)

本会則は、総会で議決承認された2012年度から実施する。

改版履歴

01版……2011年6月15日公開(定例会での全員審議用ドラフト)

02版……2012年5月17日公開(総会での承認のための最終ドラフト)

03版……2013年3月14日公開(2012年度内の修正を反映)